○岩見沢地区消防事務組合事務取扱規程
昭和47年12月20日
訓令第6号
(目的)
第1条 この規程は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 本組合(議会及び他の執行機関を含む。)における事務の取扱いについては、別に定めあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(文書主義)
第3条 事務を処理するにあたつては、緊急を要する場合のほか、文書をもつて行わなければならない。
(1) 所属長 課、署、支署の長及び消防長が定める出張所、分遣所の長をいう。
(2) 決裁 管理者若しくはその委任を受けた者又は岩見沢地区消防事務組合事務専決規程(昭和47年訓令第7号)による専決者が、その権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
(3) 専決 専決者が、岩見沢地区消防事務組合事務専決規程に定める範囲に属する事務について決裁をすることをいう。
(4) 代決 決裁を行う者が不在(出張、病気、その他の事由によりその意思を決定することができない状態をいう。以下同じ。)である場合、不在者に代って決裁を行うことをいう。
(5) 回議 決裁若しくは合意をうるため、又は意見の調整を図るため文書をその権限ある者に回付することをいう。
(6) 合議 決裁を受けるべき事案が2以上の課に関連があるとき順次関係課にその合意を求めることをいう。
(7) 供覧 決裁若しくは合意を求める事案ではないが、参考のため又は指示を受けるため順次所属上司及び関係課の閲覧に供することをいう。
(8) 到着文書 郵送、使送その他の経路で庁外から到着した文書をいう。
(9) 収受文書 到着文書を文書主管課が受領し、その文書に受付印を押し、又は必要事項を記載して文書の到達を確認する手続を終了したものをいう。
(10) 配付文書 文書主管課から各所属長に配付された収受文書をいう。
(11) 完結文書 一定の手続に従つて施行され、又は事案の処理が完了し、かつ、事件の完結した文書をいう。
(12) 未完結文書 決裁、供覧、施行若しくは処理が完了せず、又は完了してもいまだ事件の完結しない文書をいう。
(13) 保存文書 保存年限が永年、10年、5年及び1年に属する完結文書で、文書主管課で保存するものをいう。
(14) 保存簿冊 保存文書で保存年限ごとに分類、整理、編集された簿冊に製本されているものをいう。
(15) 保管文書 保存文書以外の文書で、課において整理及び保管するものをいう。
(16) 保管簿冊 保管文書で特に簿冊に製本されているものをいう。
(決裁)
第5条 事務の処理は、すべて所属長を経て消防長の決裁を受けなければならない。ただし、収入役所管の事務は、この限りでない。
2 管理者の決裁を受ける事務については、副管理者を経て管理者の決裁を受けなければならない。
3 決裁を受けた事務は、すみやかにこれを施行しなければならない。
(文書主管課)
第6条 文書の収受発送及び完結文書の保存は、消防本部総務課で行うものとする。
2 本部以外の署所において直接取り扱うべき文書の収受、発送及び完結文書の保存に関しては、この規程に基づき当該署所が自から行うものとする。
(課における文書処理の原則)
第7条 課における文書の処理は、所属長総括のもとにたえず文書の迅速な処理に留意して行い、事件が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。
2 親展文書は、消防長又は消防署長が取り扱うものとする。ただし、不在その他事故のあるときは、あらかじめ特命ある者が取り扱うことができる。
4 不服の申立、訴訟その他収受の日時が権利の得喪に関する文書は、第1項の手続のほか、収受の時刻を明記し、取扱者は確認印を押し、かつ、特殊文書配付簿に記載し、封筒を添付のうえ配付し、主務課長の受領印を徴する。
5 電報は、電報配布簿(第6号様式)に記載する。この場合、親展電報は閉封のままとし、親展以外のもので略字を用いたものは訳文を添書のうえ配付し、主務課長の受領印を徴する。
(口頭又は電話の受理)
第9条 口頭又は電話で受理した事項は、電話受付用紙によつて消防長又は消防署長の決裁を経て処理するものとする。
(建築許可等の同意)
第10条 消防法(昭和23年法律第186号)第7条の規定による建築許可等の同意の処理に関しては、建築物同意処理簿(第7号様式)によつて処理しなければならない。
(1) 起案は原則として一事件につき一起案とする。
(2) 件名、起案者、起案年月日を明記すること。
(3) 事の重要なものは、立案の趣旨を前議とし、予算関係を明記すること。
(4) 立案の経過を把握しやすくするため、事件当初からの関係書類又は法規その他参考書類を添付すること。
(5) 文書は、国語体により日常一般に使用されている字句で簡潔、平易、正確に記載し、訂正の個所には訂正者が確認印を押す。
(6) 機密又は重要な扱をするものは、上欄外に「秘」又は「重要」と朱記し、又は赤色の紙片を貼付すること。
(7) 組合議会に提案するものは、青色の紙片を貼付すること。
(8) 発送を要する文書でタイプ浄書、親展、書留速達等特殊の扱をするものは、備考欄に朱記すること。
(9) 合議を要するものは、その合議欄に必要補職名を記入すること。
(10) 合議先の表示は、関係の深い課から順次記入し、順序の定めがないものは組織順に記入すること。
(11) 専決により管理者等の決裁を要しない起案文書は、起案用紙の決裁欄にその旨の表示をする。
第12条 発議した文書のうち重要又は異例に属するもの及び機密又は親展の扱をするもので、特に慎重を要するもの及び説明を要するものは、主務者が自から携行して、決裁を受けなければならない。
2 急を要する発議、議会に提出するもの及び説明を要するものは、主務者が自から携行して、決裁を受けなければならない。
第13条 事の軽易なもの又は定例の事項については、例文を定め、又は帳簿その他適当な用紙に記載して処理することができる。
(合議)
第14条 他の課に関連する事件は、その合議を経て副管理者、管理者の決裁を受けなければならない。
2 合議の順序は、主務の課を最初とし、関連の深い課から順次他の課に及ぼすものとする。
3 前項の合議事件について、関係課の意見が異なつたときは協議を行い、なお、双方の意見が一致しない場合は、起案者は、双方の意見を具して消防長の指揮を受けなければならない。
(合議の特例)
第15条 次の各号の一に該当する文書は、総務課に合議又は供覧しなければならない。
(1) 令達文書
(2) 組合議会に提出する議案
(3) 法令、例規の解釈又は適用の方法に関する案件
(4) その他組合運営に重大なる影響を及ぼす案件
(後閲)
第16条 起案文書で上司不在のため代決したときにおいて重要若しくは異例と認めたものは、代決者において「後閲」と明記するものとする。この場合、起案者は、上司在庁の際、その文書を後閲に供しなければならない。
(変更又は廃案した原議の処置)
第17条 合議事件であつて上司の命によりその原議案を変更又は廃案したときは、起案者においてその旨合議先に通知しなければならない。
(決裁文書の処理)
第18条 起案文書で決裁終了のものは起案者において決裁年月日を記入、施行を要するものはすみやかにこれを施行、その年月日を記入しなければならない。
2 事件の完結したときは、担当者においてその文書に「完結」と朱記し、保存しなければならない。
3 未だ完結しない文書は、必ずこれを未完結文書入に収め、常に所在を明らかにしておかなければならない。
(令達文書の種類)
第19条 令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法第14条の規定により条例とするもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により規則とするもの
(3) 訓令 課、署、支署、出張所、分遣所の全部若しくは一部又はその長に対し一般的に指揮命令するもの
(4) 指令 申請、願出等に対して指示命令するもの
(5) 告示 広く一般に対して一定の事項を周知させるため公告又は公表するもの
(6) 庁達 課、署、支署、出張所、分遣所の全部又は一部に対して、事務執行上その取扱要領及び処理上の必要事項を定めるもの
(令達文書の事務)
第20条 令達文書は、令達番号簿(第9号様式)に記載しなければならない。
2 前項の番号は、毎年1月からおこすものとする。
3 条例、規則は、岩見沢地区消防事務組合公告式条例(昭和47年条例第1号)により公告しなければならない。
(発信者名)
第21条 文書の発信者名は、管理者名を用いる。ただし、対外的に発送する文書の中でその内容が照会等軽易なものについては、この限りでない。
(発送文書の公印)
第22条 発送文書は、すべて公印を押印しなければならない。ただし、印刷物その他文書の性質上不要と認められるものは、これを省略することができる。
2 公印は、消防本部総務課において押印する。この場合、庶務係長は、起案文書に公印使用確認印を押さなければならない。
(発送手続)
第23条 発送文書は、主管係で浄書校合のうえ収受発送簿に登載して、次の各号に掲げる取り扱いを経て発送しなければならない。
(1) 書留、速達等特殊な取り扱いを要する文書は、それぞれの郵便種別により封筒又ははがきに「書留」、「速達」その他必要な表示をする。
(2) 郵便種別ごとに分類区分する。
(3) 郵便物の重量及び料金を検査する。
2 発送する文書で名宛人以外の者の処理を許さないものは「心親展」、その他の機密文書には「親展」と封筒に朱記しなければならない。
3 岩見沢市内に発送する文書及び物品は、特別の事由のあるものを除き、伝令に送達させることができる。この場合において逓付簿により受領印を徴さなければならない。
(添書を要しない発送等)
第24条 文書で添書を要せず原文又は回議のまま発送するものは、収受発送簿の番号及び発送年月日を記入して消防長又は消防署長がこれに認印するものとする。
(整理保管)
第25条 文書の整理保管は、常に整頓し、特に索出に便利なように収蔵しなければならない。
(完結文書の取扱)
第26条 文書が完結したときは、完結年月日を完結文書及び収受発送簿に記載するとともに「完結」と朱記するものとする。
2 完結した文書は、暦年(会計年度に関する文書その他特に必要あるものは会計年度)毎に完結の順序により編集する。ただし、数年間にわたる事件に関する文書は、事件完結の年又は年度で編集する。
3 完結文書は、保存年限により編集し、索引及び表紙を付さなければならない。
4 完結文書は、附則する図面等で編集に不便なものは、これを別に編集し、その旨を文書に記載する。
(保存年限)
第27条 文書の保存年限は、永年、10年、5年及び1年の4区分とする。
2 保存年限は、文書完結の翌年又は翌年度から起算する。
2 前項の場合、その区分が判然としないとき、又は新たな区分を必要とするときは、総務課長の指示を受けなければならない。
(保存期間の更正)
第29条 保存期間を経過した文書で、なお継続保存の必要があると認めた文書は、新たに期間を定め、管理者の決裁を経て保存するものとする。
(廃棄)
第30条 保存期間を経過した保存簿冊は、総務課において関係部課に合議のうえ、管理者の決裁を経て廃棄しなければならない。
2 前項の規定により文書を廃棄する場合、機密のもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却又は細断等適当な処置を講ずるものとする。
(文書の閲覧及び持出)
第31条 職員は、その保管取扱い中の文書及び図面等を消防長又は消防署長の許可を得ず、他人に閲覧させ、又は謄本を附与し、又は説示してはならない。
2 職員は、文書及び図面等を消防長又は署長の許可を受けないで持出してはならない。
(未決事件の提出)
第32条 主務課長は、毎年12月25日限りその年分の重要未決事件を調査し、事由を付して管理者に提出しなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行し、昭和47年4月1日から適用する。
別表
1 永年保存
1 事務報告書(原議及び印刷物1部)
2 組合の沿革史に関する文書
3 重要な儀式行事に関する文書
4 有功者表彰に関する文書
5 組合の境域に関する文書
6 署、支署、出所所、分遣所管轄区域に関する文書
7 議会議決結果報告書
8 管理者、副管理者、収入役の事務引継書
9 法規の解釈に関する文書
10 条例原議書及び条例台帳
11 規則原議書及び規則台帳
12 訓令その他の令達文書(指令を除く。)の原議書
13 事務委任に関する文書
14 重要施策及び新規事業の総合企画調査に関する文書
15 特命事項の事業企画調査に関する文書
16 部門別業務計画及び各種白書に関する文書
17 行政事務実態調査に関する文書
18 公印台帳
19 議会招集に関する文書
20 議員履歴書、公職者名簿
21 議員の辞職、死亡に関する文書
22 議会議決書及び議会会議録
23 議員協議会に関する文書
24 議事運営に関する文書
25 特別委員会に関する文書
26 監査委員公表に関する文書
27 定期監査報告書(原議書及び印刷物)
28 臨時監査報告書(原議書及び印刷物)
29 各種要求監査に関する文書
30 各種請求監査に関する文書
31 例月出納検査報告書
32 臨時出納検査報告書
33 公金取扱者の監査に関する文書
34 出納員等の賠償責任審査に関する文書
35 決算審査に関する文書
36 職務分類制に関する文書
37 辞令整理簿
38 職員履歴書
39 一般職員新規採用に関する文書
40 各種委員委嘱任免に関する文書
41 職員昇任、昇給基準に関する文書
42 職員昇任、降任に関する文書
43 職員昇給、降給に関する文書
44 職員の配置異動に関する文書
45 職員の休復職に関する文書
46 職員退職者履歴書及び退職者名簿
47 その他退職に関する文書
48 宣誓書
49 服務に関する重要な通達文書
50 職員の表彰に関する文書
51 職員の分限懲戒に関する文書
52 退隠料扶助料支給台帳
53 退職給与に関する文書
54 地方交付税算出資料
55 指定金融機関事務取扱契約書
56 銀行振込契約書及び振込整理簿
57 銀行使用印鑑簿
58 土地財産台帳
59 土地取得に関する文書
60 土地の管理に関する文書
61 土地の貸借及び貸付けに関する文書
62 土地の異動及び交換に関する文書
63 国有財産に関する文書
64 土地の売却に関する文書
65 建物財産台帳
66 建物の取得に関する文書
67 建物の管理に関する文書
68 建物の貸借及び貸付けに関する文書
69 建物売却に関する文書
70 工作物財産台帳
71 工作物等の取得に関する文書
72 工作物等の管理に関する文書
73 工作物等の貸借に関する文書
74 工作物等の売却に関する文書
75 重要機械器具(自動車を含む。)台帳
76 重要機械器具の取得に関する文書
77 重要機械器具の管理に関する文書
78 重要機械器具の処分に関する文書
79 有価証券の取得及び処分に関する文書
80 有価証券管理簿
81 財産権の取得、借上げ及び処分に関する文書
82 財産権の管理に関する文書
83 起債台帳
84 地方債台帳分類集計表
85 防災会議に関する文書
86 消防相互応援協定書
87 都市等級調査に関する文書
88 無線局開局に関する文書
89 火災記録簿及び災害詳報書
90 火災防禦計画に関する文書
91 消防水利計画に関する文書
92 消防警備計画書
93 危険物査察台帳
94 危険物製造所台帳及び映写室設備台帳
95 危険物許可及び製造就業承認に関する文書
96 指定対象物関係台帳
97 建築同意原簿及び工作物同意原簿
98 法令違反事件に関する文書
99 火気使用場願
100 煙突等取付築造就業承認証交付台帳
101 火災記録表
102 防火管理者名簿及び修了証交付に関する文書
103 庁舎の管理に関する文書
104 水管台帳
105 工場管理に関する文書
106 消防用設備の設置及び管理に関する文書
107 水利台帳
108 消防施設に関する文書
109 消防施設整備計画に関する文書
110 消防用指定水利協定書
111 消防用水利設置承諾書(土地所有者)
112 その他永年保存を必要とする文書
2 10年保存
1 重要な会議に関する文書
2 監督官庁の重要な通達文書
3 官報(1部)
4 北海道公報(1部)
5 職制の企画調査に関する文書
6 行政審議会に関する文書
7 行政事務改善に関する文書
8 公印の制定改廃及び管理に関する文書
9 文書類目表に関する文書
10 重要な統計調査書
11 監査報告書(議案資料)
12 意見書及び決議案に関する文書
13 陳情請願に関する文書
14 監査委員に関する文書
15 職員の違法不当行為制限禁止請求監査に関する文書
16 異議申立の処理に関する文書
17 訴願の処理に関する文書
18 訴訟に関する文書
19 損害賠償の請求に関する文書
20 人事管理の合理化に関する文書
21 給与切替及び昇給内申関係書
22 給与制度及び給与体系の企画調査に関すること
23 在職諸給与支払に関する文書
24 消防共助会諸申請に関する文書
25 支出証拠書
26 委任状
27 建物用途変更に関する文書
28 諸証明に関する文書
29 水利施設計画書
30 火災原因の調査報告に関する文書
31 その他10年保存を必要とする文書
3 5年保存
1 交際に関する文書
2 各種会議の開催及び参加に関する文書
3 庁中取締に関する文書
4 庁中施設管理及び運用に関する文書
5 電話の設置及び移転に関する文書
6 電気施設に関する文書
7 組合議会との連絡に関する文書
8 各執行機関との連絡に関する文書
9 事務引継に関する文書
10 法規に関する調査研究資料
11 条例報告に関する文書
12 例規類集の編集発行に関する文書
13 事務の分掌に関する文書
14 行政組織に関する文書
15 事務の代決権限及び専決に関する文書
16 上級官庁に対する陳情請願に関する文書
17 各機関との連絡会議に関する文書
18 事務能率調査指導に関する文書
19 執務基準管理に関する文書
20 行政事務改善検討結果報告書
21 事務改善意見提案に関する文書
22 事務事業の査察に関する文書
23 浄書管理に関する文書
24 公印の管守に関する文書
25 特殊文書配布簿
26 金券配付簿
27 写真整理簿
28 陳情請願に関する文書
29 組合議会議長に関する文書
30 各種議会会議に関する文書
31 各種議会会議出席通知文書
32 議席に関する文書
33 党派に関する文書
34 議事進行表
35 議決謄抄本証明書
36 各種監査会議に関する文書
37 議会から送付の請願の処理に関する文書
38 監査簿及び監査、検査、審査資料
39 賠償審査委員会に関する文書
40 公平委員会等に関する文書
41 免許状申請交付に関する文書
42 人事計画に関する文書
43 職員充足計画に関する文書
44 職員採用候補者名簿
45 格付及び給与カード
46 臨時的任用職員任用発令通知書
47 身元保証書
48 勤務時間に関する文書
49 出張旅費に関する文書
50 給与台帳及び給与証明簿
51 給与諸手当集計表
52 所得税徴収簿及び所得税納付書
53 扶養親族(異動)等申告書及び生命保険貯蓄控除申告書
54 扶養手当支給(認定)台帳
55 通勤届及支給台帳
56 年末調整に関する文書
57 賃金台帳
58 退職手当申請書
59 職員公務災害の補償に関する文書
60 職員一般研修に関する文書
61 各種委託研修に関する文書
62 退隠料扶助料原簿
63 退職年金支給台帳及び原簿
64 福利厚生事業の計画及び運用に関する文書
65 各種福利施設の設置及び管理に関する文書
66 職員共済組合に関する文書
67 地方議会議員共済会に関する文書
68 健康診断及び健康診断の実施に関する文書
69 高血圧個人管理表
70 衛生管理に関する文書
71 衛生管理者研究会に関する文書
72 衛生管理統計台帳
73 療養者の療養状況に関する文書
74 予防接種に関する文書
75 被保険者台帳及び被扶養者台帳
76 社会保険に関する文書
77 労災保険に関する文書
78 失業保険に関する文書
79 財政計画に関する文書
80 資金運用金に関する文書
81 地方交付税算出基礎資料
82 財政に関する調査報告書
83 財政事情公表に関する文書
84 予算書(原本及び印刷物1部)
85 支出命令簿、予算内訳簿
86 収入調定通知表
87 決算書(原本及び印刷物)
88 収入役会議に関する文書
89 出納員に関する文書
90 例月及び臨時出納検査に関する文書
91 給料領収書
92 収支に関する各種集計表
93 歳計現金預入簿
94 運用資金整理簿
95 一時借入金台帳及び整理簿
96 現金出納簿
97 現金及び原簿引継書
98 収入伝票及び収入内訳簿
99 歳入事故整理簿及び不渡物件整理簿
100 過誤納金還付通知書
101 金券処理簿
102 支払日計表及び支払内訳書
103 支払案内切符
104 送金内訳書
105 歳入歳出外現金払出通知書
106 各種使用料の調定及び収入に関する文書
107 各種使用料の減額及び減免に関する文書
108 各種手数料の調定及び収入に関する文書
109 各種手数料の減額及び減免に関する文書
110 財産収入に関する文書
111 財産収入の調定及び収入に関する文書
112 寄附金に関する文書
113 寄附金の調定及び収入に関する文書
114 各種雑収入に関する文書
115 各種雑収入の調定及び収入に関する文書
116 起債計画その他起債に関する文書
117 起債の許可申請に関する文書
118 長期債の借入に関する文書
119 長期債の償還に関する文書
120 検収に関する文書
121 物品の事故に関する文書
122 用品調達に関する文書
123 備品の購入に関する文書
124 機械器具の保管受払に関する文書
125 燃料(油、石炭)購入に関する文書
126 原材料の購入に関する文書
127 原材料の保管受払に関する文書
128 被服の購入に関する文書
129 火防協力会に関する文書
130 消防関係各種団体に関する文書
131 災害対策本部に関する文書
132 消防行事その他防災に関する文書
133 危険物査察に関する文書
134 危険物保安監督者等選(解)任届簿
135 指定防火対象物設置使用申請及び承認に関する文書
136 防災設備等検査証明書
137 防火査察鑑識及び勧告等に関する文書
138 防災通信施設の管理に関する文書
139 防災施設の工事及び維持修繕に関する文書
140 その他施設の運用管理に関する文書
141 防災関係施設の契約に関する文書
142 その他5年保存を必要とする文書
4 1年保存
1 永年、10年、5年に属しない文書
様式 略