この細則は、本組合のグループウェアを使用した電子決裁を実施するに当たり、岩見沢地区消防事務組合事務取扱規程(昭和47年訓令第6号。以下「事務取扱規程」といいます。)に定める文書事務について特例的な取扱いを定めています。

2　用語の定義

(1)　電子決裁　紙の文書によらず、グループウェア上で起案が行われた事案について、同じくグループウェア上で回議、合議等を経て決裁又は代決を行うことをいいます。

(2)　電子文書　次に掲げるものをいいます。

ア　紙の文書をスキャナ等により読み取り画像データ化したもの

イ　電子メール、電子申請等により取得した文書データ

ウ　その他の電磁的記録として作成し、又は取得した文書

3　電子決裁で処理することができる事案

次の各号のすべてに該当し、かつ、所管部署において電子決裁による処理を適切に行うことができるものと判断した事案とします。

(1)　決裁権者が消防長以下の者である事案

(2)　保存期間が5年未満の文書に該当する事案(5年以上は対象外)

(3)　争訟に発展し、又は関係する可能性がない事案

(4)　管理者印その他の公印の押印を必要としない事案

4　受付印及び収受印の省略

電子決裁を行う場合、電磁的記録により収受した日を確認することができる文書については、受付印及び収受印のスタンプを省略することができます。

なお、収受した日等が記載された電磁的記録(たとえば電子メールの本文のデータ等)は、原則として電子決裁済みの電子文書と一緒に保存してください。ただし、後日に確認することができる方法で別に保存することも可能とします。

5　電子決裁で処理する事案の起案等

事務取扱規程第11条に規定する「起案用紙」又は「余白起案」によらず、グループウェアの所定の機能を用いて、起案、回議、合議、決裁、代決、供覧又は回覧を行います。

なお、電子決裁済みの電子文書が決裁権者の承認を経たものであることを後日に確認することができるように、グループウェア上の申請、決裁等の履歴情報等を、次項の規定に留意の上、電子決裁済みの電子文書と一緒に保存してください。

6　文書の交付等及び電子文書の保存

文書の交付等及び電子文書の保存にあたっては、以下の点に留意してください。

(1)　電子決裁済みの電子文書は、相手方への交付、送付、送信等が必要な場合はそれらを行った上で、総務課が設定した各課又は各支署の共有フォルダに保存してください。

(2)　保存の際は、施行の記録を残すため施行日を記入した交付文書のデータを保存してください。また、改ざん防止の観点から、原則としてPDFに変換した上で保存してください。

(3)　グループウェアは電子決裁済みの文書や決裁等の履歴情報等が永続的に保存されるシステムではないため、共有フォルダ等への保存を徹底してください。この場合、担当者以外の職員でも検索しやすい場所に、保存期間ごと、その他事案の区分ごとに仕分けて保存してください。

(4)　相手方の押印のある文書その他原本性が問われる紙の文書については、電子文書と別に紙の原本も併せて保存してください。

7　電子文書の消去

紙の文書と同様に、所定の保存期間を経過した後、電子文書の消去を行ってください。

8　その他

この細則、事務取扱規程その他の例規に定めのない事項については、必要に応じて別に定めるものとします。

附則